Rotura de stock: motivos y consecuencias

El crecimiento sostenido de una empresa, producto de mejorar la rentabilidad en base al aumento de clientes, puede tener problemas si no hay una gestión empresarial adecuada. Resulta paradójico comprender que, mientras un negocio tiene crecimiento en sus ventas, a la vez puede tener inconvenientes, pero es algo que pasa con mucha frecuencia. Uno de los problemas más recurrentes es la rotura del stock.

Este concepto se da en determinadas empresas cuando, al tomar un encargo de determinada materia prima o producto para el cliente, en los depósitos del negocio no se encuentran las cantidad de unidades necesarias para abastecer dicha demanda. De esta manera la compra no puede llevarse a cabo y este hecho puede traer resultados negativos para el negocio en cuestión, ya que además de perder ventas, tendrá un impacto negativo en la imagen para sus clientes.

¿Cuáles son las causas más frecuentes de la rotura del stock?

A continuación van algunos de los muchos motivos por los que se produce este inconveniente que genera malas relaciones con los clientes

Ausencia de herramienta para automatizar los procesos: Si las tiendas virtuales o físicas no tienen un catálogo de productos con una gestión que incluya herramientas para que se automaticen procesos que permitan hacer saber a todos los miembros de la empresa de su faltante o de cualquier inconveniente que surja en la distribución, se producirá un rotura de stock. Asimismo, una falta de exactitud entre los datos de catálogo  registrados y la cantidad de pedidos, algo que puede ocurrir por fallas humanas al momento de ubicar la mercadería o al actualizar los datos de stock.

Sorpresivo incremento de la demanda: En algunas ocasiones, generalmente cuando aparece un fenómeno especial (el estreno de una película, la llegada de un artista internacional al país, etc ) o cuando se ocasiona un furor por determinado personaje famoso, se produce una excesiva demanda con poco tiempo para satisfacerla. Tomemos como ejemplo el pasado Mundial de fútbol Qatar 2022 y el inesperado boom en el mes previo al comienzo por obtener el álbum de figuritas del Mundial antes de que dicho campeonato empiece. Esto produjo una rotura de stock porque la producción y distribución no fue suficiente para llegar en tiempo y forma al público que lo requería.

Imperfecta programación de la demanda: Hay fechas festivas en las que se produce mayor volumen de ventas que en otras (navidad, pascuas, estacionalidad, etc.) y si desde la empresa no hay planificación, por ejemplo, en saber que algunos de sus productos tendrán muchas más ventas en ese momento que durante el resto del año, lo cuál necesita el análisis de una gran cantidad de datos para satisfacer la demanda, se producirá una rotura de stock.

Mala comunicación entre las diferentes áreas de la empresa:  es muy común que por no tener una buena comunicación en por ejemplo el área de venta online y el área de depósito, se dé una rotura de stock.

Otros problemas menos frecuentes o, tal vez más ajenos a la responsabilidad de la empresa, son los retrasos del transporte de la mercadería, que no llega en el momento justo en el que se requieren los productos o que vuestros proveedores tengan fallas en su producción y por ese motivo demore en entregar los productos en cuestión para la fecha indicada. En ambos casos también se produce un quiebre de stock.

Ahora bien, ¿cómo podemos evitar estos problemas?

La gestión empresarial debe ser suficiente para sortear con creces estos posibles inconvenientes que ocurren a cualquier empresa en desarrollo continuo. Como hemos mencionado en varios artículos de este blog, para evitar este tipo de fallas se deben mejorar los procesos a través de un software de gestión. De esta manera, mediante determinados programas se logrará que se automaticen los datos de los catálogos de productos en tiempo real, y así las diferentes áreas de la empresa cuentan con la información necesaria para que no escasean los productos requeridos

Además se debe planificar teniendo en cuenta el inventario de productos y ventas del año anterior para la misma fecha y en base a eso hacer el cálculo de los potenciales clientes que tendrá el producto en cuestión para esa fecha del año. Claro que esos datos aislados de contexto no son suficientes, también se debe tener conocimiento del momento económico que se vive en el país y proyectar cómo será el consumo para la fecha que se estima tener este caudal de ventas.

Las consecuencias de la rotura del stock están directamente relacionadas con una baja de rentabilidad en vuestra empresa, como producto de que se caen muchas ventas, como también la mala imagen en vuestro público, que esperaba de vuestra empresa respuestas adecuadas para satisfacer su demanda, lo cual también conduce a una baja en la imagen como objeto de la mala publicidad.

Para concluir, entendiendo las causas y consecuencias de la rotura de stock, es vital planificar cada momento de vuestra empresa reduciendo al mínimo cualquier posibilidad de que esto ocurra.